Trong bối cảnh số hóa dịch vụ hành chính công đang diễn ra mạnh mẽ, việc tối ưu hóa quy trình thủ tục tại Bộ phận Một cửa trở thành yêu cầu cấp thiết. Tại UBND phường Bình Dương (TP. Hồ Chí Minh), sự xuất hiện của mô hình kiosk thủ tục tự động EZYSERVE đã đem lại những chuyển biến rõ nét. Không chỉ cắt giảm thời gian chờ đợi, giải pháp này còn nâng cao tính chủ động của người dân và giảm tải áp lực cho cán bộ hành chính.
1. Triển khai nhanh chóng: Vận hành kiosk thủ tục tự động chỉ sau 1-2 ngày
Trung tâm Phục vụ hành chính công Phường Bình Dương (357 Võ Nguyên Giáp, phường Bình Dương, TP. Hồ Chí Minh) đã thực hiện một bước đi đột phá khi đưa vào vận hành 02 thiết bị kiosk thủ tục tự động EZYSERVE phiên bản mới nhất.
Khác với các hệ thống CNTT truyền thống đòi hỏi thời gian khảo sát, thiết lập phức tạp kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng, hệ thống kiosk thủ tục tự động EZYSERVE có tốc độ triển khai vô cùng ấn tượng. Toàn bộ quy trình bao gồm vận chuyển, lắp đặt phần cứng, cấu hình phần mềm và đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho đội ngũ cán bộ tại phường chỉ diễn ra gói gọn trong 1 đến 2 ngày. Ngay sau khi hoàn tất thiết lập, thiết bị lập tức được đưa vào hoạt động để phục vụ người dân trực tiếp.
Hai máy kiosk thủ tục tự động này được đặt ngay tại vị trí trung tâm – cửa chính của Trung tâm Phục vụ hành chính công. Vị trí trực quan này giúp người dân dễ dàng tiếp cận ngay khi bước vào. Đặc biệt, hệ thống này còn được vận hành song song với mô hình Trạm tiếp nhận và trả hồ sơ tự động 24/7 đặt bên ngoài và robot hỗ trợ thông minh, tạo nên một hệ sinh thái dịch vụ công thông suốt, khép kín.
2. Ghi nhận thực tế: Hiệu quả đo lường bằng giây từ kiosk thủ tục tự động
Từ khi triển khai vào tháng 10/2025 đến nay, hệ thống kiosk thủ tục tự động EZYSERVE đã ghi nhận tần suất sử dụng liên tục từ phía người dân. Hiệu quả thực tế được chứng minh qua những con số cụ thể về thời gian xử lý:
- Thao tác lấy số thứ tự: Người dân chỉ mất 1 đến 2 giây kể từ khi chạm màn hình chọn quầy chức năng cho đến khi kiosk in ra phiếu số thứ tự.
- Điền biểu mẫu điện tử (Form Completion): Thời gian hoàn thành biểu mẫu dao động khoảng 5 đến 10 phút tùy độ phức tạp. Nhờ tính năng tự động điền dữ liệu thông minh, người dân tránh được việc phải viết tay thủ công nhiều lần.
- Nộp hồ sơ trực tuyến: Quy trình quét (scan) hồ sơ và nộp trực tiếp lên hệ thống Dịch vụ công Quốc gia chỉ mất từ 15 đến 20 phút.
Sự trực quan của màn hình cảm ứng 32 inch độ phân giải cao cùng giao diện thân thiện đã thay đổi thói quen của người dân. Thay vì xếp hàng thụ động hoặc liên tục hỏi cán bộ hướng dẫn, người dân đã chủ động tự thực hiện bốc số trên kiosk thủ tục tự động.
Hệ thống phản hồi thông minh còn giúp phân luồng hiệu quả: khi thấy hàng chờ tại các quầy quá đông, người dân sẽ nhận được thông tin, từ đó có thể chủ động sắp xếp lịch trình cá nhân hoặc lựa chọn quay lại thực hiện thủ tục sau. Thậm chí, nhiều người dân còn bày tỏ sự hào hứng, chủ động tìm hiểu và đặt câu hỏi về cơ chế vận hành của dòng máy kiosk hiện đại này.
3. Sự đồng hành của cán bộ hành chính và tính nhân văn trong chuyển đổi số
Sự xuất hiện của kiosk thủ tục tự động không thay thế hoàn toàn vai trò của con người mà đóng vai trò hỗ trợ, giúp tối ưu hóa sức lao động của cán bộ Một cửa.
- Đối với các thao tác bốc số cơ bản: Cán bộ chỉ cần hướng dẫn sơ bộ là người dân có thể tự thực hiện chính xác.
- Đối với việc soạn biểu mẫu: Với những người dân thực hiện lần đầu, cán bộ sẽ đồng hành hướng dẫn thao tác trên màn hình kiosk để họ làm quen, sau đó in biểu mẫu trực tiếp.
- Đối với nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến: Các thủ tục liên quan đến Cổng dịch vụ công Quốc gia đòi hỏi tính bảo mật và chính xác cao, đa số cán bộ vẫn trực tiếp ngồi hướng dẫn chi tiết hoặc hỗ trợ nộp giúp người dân để tránh lỗi.
Tính nhân văn của mô hình thể hiện ở chỗ hệ thống luôn sẵn sàng hỗ trợ mọi phân khúc đối tượng. Đối với người dân từ 40 tuổi trở lên, vốn gặp nhiều bỡ ngỡ trước công nghệ mới, cán bộ tại UBND phường Bình Dương luôn túc trực để hỗ trợ kịp thời. Đồng thời, kiosk cũng trang bị công nghệ tương tác giọng nói (Voice Interaction) hỗ trợ đắc lực cho người cao tuổi hoặc người cần trợ năng.
4. Giải pháp công nghệ đằng sau kiosk thủ tục tự động EZYSERVE
Hệ thống kiosk thủ tục tự động EZYSERVE được phát triển bởi Công ty Cổ phần Reta hoạt động hiệu quả tại phường Bình Dương nhờ tích hợp những công nghệ hiện đại nhất:
- Tích hợp AI toàn diện: Tự động hóa định danh, kiểm tra lỗi hồ sơ, sử dụng OCR chuyển đổi biểu mẫu giấy thành biểu mẫu điện tử giúp giảm thao tác nhập liệu.
- Định danh thông minh: Cho phép người dân quét Căn cước công dân (CCCD) hoặc kết nối tài khoản định danh điện tử VNeID để bốc số thứ tự và phân luồng dịch vụ tự động.
- Đa dạng tiện ích phần cứng: Tích hợp camera AI hỗ trợ chụp ảnh thẻ chuẩn 3×4 hoặc 4×6 trực tiếp; tích hợp máy quét tài liệu (Scan) độ phân giải cao; hỗ trợ cổng thanh toán QR Code tiện lợi, minh bạch.
- Bảo mật dữ liệu tuyệt đối: Hệ thống hỗ trợ mã hóa dữ liệu đầu cuối và tự động xóa mọi tệp tin hiển thị trên màn hình theo cấu hình tùy chọn để tránh rò rỉ thông tin cá nhân.
Sự thành công của mô hình kiosk thủ tục tự động EZYSERVE tại UBND phường Bình Dương là một minh chứng thực tế rõ nét cho sự hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông minh vào hành chính công. Dự án không chỉ đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ cho người dân mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ công quyền. Đây chắc chắn sẽ là mô hình điểm để nhân rộng ra nhiều địa phương khác trên cả nước trong lộ trình xây dựng Chính phủ số hiện đại, vì nhân dân phục vụ.
Bài viết được thực hiện bởi Ban Biên tập hbh.vn dựa trên tài liệu khảo sát thực tế dự án triển khai tại UBND phường Bình Dương.
>>> Mời xem thêm bài viết về việc triển khai kiosk thủ tục tự động EZYSERVE ở Tây Ninh tại đây.
